Västra Götalandsregionen – en lyckad omläggning till Bankgirot

Omläggningsarbetet påbörjades i november 2008 och målet var att flytten skulle vara genomförd den första maj 2009. Omläggningen av koncernkontostrukturen omfattade bland annat verksamheten hos 17 sjukhus, 160 vårdcentraler och 170 tandvårdskliniker. Dessutom gällde omläggningen Västtrafik, GöteborgsOperan, Film i Väst och ett antal andra enheter.

Omläggningsarbetet avseende girot gick i det närmaste helt enligt plan och den första maj 2009 hade betalningsflöden flyttats till Swedbank. Med ett internt omstruktureringsarbete kunde man minska antalet konton med 80 procent.

Framgångsfaktorer
Vad är det då som gör att ett stort projekt som detta går i mål med minsta möjliga störning i det dagliga flödet av betalningar till och från regionens konton?

Utöver att projektledningen i både banken och Västra Götalandsregionen hade en strukturerad och målinriktad genomförandeplan var bland annat nedanstående fyra framgångsfaktorer betydelsefulla för det lyckade utfallet.

• Information – Regionen och banken planerade och genomförde implementeringsmöten. Varje verksamhet inom regionen deltog i dessa möten. Dessutom hade projektledningen alltid en representant med vid varje besök ute hos de olika förvaltningarna. Tydlighet från Västra Götalandsregionen om varför man gjorde denna flytt medförde att personalen tidigt var med på banan och förstod nyttan. Detta var väldigt tydligt under hela omläggningsarbetet.
• Konto – De likvida medlen ska inte ta några omvägar via andra banker. Genom tydliga fakturor adresseras de likvida medlen till rätt konto med minsta möjliga administration av in- och utbetalningar.
• Affärssystemet – Tidig information om att administrationen av betalningarna i högsta grad är beroende av effektiviteten i det egna affärssystemet. Under hela omläggningsarbetet framgick tydligt att det är det egna affärssystemets förmåga att hantera information om betalningarna som är avgörande för den dagliga effektiviteten.
• Delaktighet – Genom tydliga direktiv och information från projektledningen i Västra Götalandsregionen, samt att projektledningen själva deltog på alla möten, skapades en ”vi-känsla” som gjorde att förvaltningarna kände delaktighet och tog ansvar för sina respektive områden.

Ett lyckat samarbete
Sammanfattningsvis har samarbetet mellan Västra Götalandsregionen, Swedbank och BGC bidragit till att göra detta till ett väldigt lyckat projekt. Inte minst betyder den här omläggningen att Västra Götalandsregionen vid nästa upphandling har sin infrastruktur för betalningar i Bankgirosystemet och behöver inte fundera på att byta girosystem vid ett eventuellt bankbyte.